我们公司以前在人事管理这块儿，简直就是一团浆糊。不说别的，光是考勤，就够我们HR小李头疼的。那会儿还用着老式的打卡机，指纹识别也不是每次都灵，经常有人打不上卡，月底核对的时候，小李就得一个个去问，去对，跟侦探似的，累得够呛。发工资更别提了，一张张Excel表，算五险一金，算个税，稍不留神就容易算错，每次发完工资都有人过来找，这多了那少了，烦都烦死了。
请假审批流程也特别漫长。员工要请假，得先填纸质申请单，然后找部门经理签字，再找HR签字，还得老板签字。要是老板正好出差，那这张假条就得压在老板桌上，等老板回来才能批。有时候急事儿，员工就干等着，干着急，影响效率还影响心情。
怎么知道2号人事部的？
我当时就觉得，这肯定不是个长久之计。我们公司虽然不大，但也不能一直这么野蛮生长下去。正好有一次，我跟一个朋友聊天，他也是个小老板，聊着聊着就聊到公司管理上的烦心事儿。他说他们公司以前也这样，后来用了个叫“2号人事部”的系统，情况好多了。他跟我说得神乎其神的，我当时也没太当真，就记了个名字。
回家之后，我还是手痒痒，就去网上搜了搜这个“2号人事部”。进去官网一看，嚯，功能还挺多，什么考勤、薪资、招聘、绩效，几乎把人事管理那点事儿都包圆了。我当时就想，真有这么厉害？抱着试试看的心态，我就联系了他们，申请了个免费试用。反正不要钱，试一试也不会吃亏。
开始折腾，从无到有
他们销售很快就联系了我，给我详细介绍了功能。听完之后，我觉得好像确实能解决我们公司不少问题。于是我就把这件事儿跟老板汇报了，老板也觉得我们现在确实需要个系统来管管，就同意我们先用用看。这下，我跟HR小李就撸起袖子准备开干了。
- 先录入基本信息：第一步就是把公司组织架构、员工档案这些基础数据给录进去。我们公司之前的数据是真乱，各种Excel表，还有手写的纸质资料。我跟小李花了一周多的时间，把这些“历史遗留问题”都整理了一遍，能导进去的就批量导入，不能导的就手动一个一个录。这个过程确实有点枯燥，但没办法，磨刀不误砍柴工嘛
- 设置考勤规则：这是我们最看重的功能之一。以前的打卡机就那么死板，换了2号人事部，我们就能根据公司的实际情况，设置各种班次、调休、加班规则。比如我们公司有时候有弹性工作制，系统都能灵活设置。而且员工直接用手机打卡，或者扫小程序码打卡，方便多了，考勤数据一下就准确了。
- 配置薪资体系：以前小李每个月算工资，都要翻好多资料。现在我们在系统里把各种薪资项、五险一金比例、个税规则都配置数据一进来，系统自动就给算出来了。然后一键生成工资条，直接发到员工手机上。员工自己也能在手机上查，清清楚楚明明白白，那阵子找小李问工资的人都少了一大半。
- 招聘流程上线：我们以前招聘，简历都是邮件堆着，面试通知都是一个个打电话。用了系统之后，我们发布岗位信息，简历就自动汇总到系统里。面试官的反馈也能直接在系统里写，下次看就方便很多。整个招聘流程都能线上可视化管理，效率高了一大截。
用了一段时间，感觉真不一样
系统刚开始推的时候，确实有些老员工不太适应。觉得用手机操作不如纸质的方便。尤其是一些年龄大的同事，对智能手机操作不太熟练。我们就专门组织了几次内部培训，手把手地教他们怎么用APP打卡、怎么提交请假申请。几次下来，大家慢慢也就习惯了，甚至还觉得挺好用的，省去了跑来跑去签字的麻烦。
最大的变化，就是我们HR部门的同事，终于从那些繁琐的、重复性的工作中解脱出来了。小李以前每个月光是核对考勤和算工资，就得花好几天时间，人都要算傻了。现在这些工作，系统基本都能自动化处理。她就有更多的时间去做一些更有意义的事情，比如组织员工活动，做做员工关怀，还能帮我们做一些人才发展规划，这才是HR该干的事儿嘛
我们老板也挺满意的，他现在在手机上就能看到公司的考勤数据、人员情况，审批流程也能随时随地处理，公司管理一下就规范起来了。员工的体验也好了很多，请假、报销、查工资，都方便快捷。
也不是说它就完美无缺。有时候我们公司遇到一些特别个性化的需求，系统可能就没法完全满足。但它能解决我们绝大部分的管理痛点，而且操作起来也比较简单，没有特别复杂的技术门槛。对于我们这种中小型公司，想要提升管理效率，又不想投入太大成本的，2号人事部确实是一个挺不错的选择。